Viden

Hvornår skal virksomheder anmode om et tilbud på kort- og RFID-løsninger?

Saml det rette grundlag for et tilbud på kortlæsere, RFID-kort eller en større korts-løsning, og sammenlign tilbuddene på samme vilkår.

Kortskrivare

Et tilbud er særligt nyttigt, når flere dele skal fungere sammen. Det kan dreje sig om en kortprinter med software og forbrugsartikler, et større antal RFID-kort eller et skift fra en eksisterende løsning. Et godt grundlag gør det lettere at få det rigtige forslag fra start.

Beskriv behovet før produktet

Skriv, hvad I skal bruge det til: udstede personalekort, registrere besøgende, erstatte adgangskort eller udskrive medlemskort. Angiv, hvem der bruger kortet, og hvor længe det skal fungere. Det giver mere brugbar information end blot at spørge efter en bestemt printermodel.

Medtag det, der allerede findes. Systemnavn, eksisterende printer, korttype og software afgør ofte, hvad der kan genanvendes. Et passende forslag skal passe til jeres arbejde og eksisterende system, ikke blot have en lang funktionsliste.

Gør volumen konkret

Angiv omtrentlig årsvolumen og den største enkelte kørsel. Fortæl, om kortene skal udstedes løbende eller ved f.eks. studiestart. Tilføj behovet for reservematerialer, hvor hurtigt nye kort skal kunne fremstilles, og hvordan et stop ville påvirke driften.

Ved løbende produktion er prisen pr. brugbart kort vigtig. Bed om, at printer, software, bånd, eventuelle film, kort og rengøringsmaterialer fremgår separat. Så kan både opstarten og den løbende drift vurderes.

Vedlæg layout og tekniske oplysninger

Et eksemplar layout viser, om I har brug for én eller to sider, farvefoto, stregkode eller særlig kantbeskyttelse. Fjern rigtige personoplysninger, før I sender det. Angiv, om billeder og navne skal hentes fra en datakilde eller indtastes manuelt.

Ved RFID skal chiptype, frekvens, eventuel hukommelsesstørrelse og kodning bekræftes. Bed systemansvarlig eller installatøren om et teknisk grundlag. At et kort har samme størrelse og farve, er ikke nok til at tilbyde en fungerende erstatning.

Sammenlign komplette løsninger

Evolis Zenius 2 Go Pack, Zebra ZC300 med dobbeltsidet udskrift og Evolis Agilia i dobbeltsidet udførelse er eksempler på forskellige løsninger. De bør sammenlignes ud fra den samme arbejdsopgave, ikke blot ud fra prisen på selve printeren.

Angiv, om USB, netværk eller en koder er nødvendig, og kontroller, at funktionen er inkluderet i det tilbudte varenummer. Hvis en kombilæser til RFID er inkluderet, skal I også beskrive, hvilket system der skal modtage informationen. Læsere, kodere og kortprintere gør forskellige ting.

Bliv enige om, hvordan løsningen skal testes

Definer en enkel godkendelsestest: Den rigtige korttype skal kunne føres ind, layoutet skal være tydeligt, koder skal kunne læses, og kortet skal fungere i det tiltænkte system. Udfør testen med det samme materiale, som skal bruges i driften.

Bed også om, at tilbuddet angiver, hvad der er inkluderet, hvad I selv skal ordne, og hvilke antagelser der er gjort. Så bliver det tydeligt, om en lavere pris skyldes et andet materiale, færre funktioner eller, at installation og tilpasning ligger uden for forslaget.

Spørgsmål og svar

Hvornår er et tilbud bedre end at bestille direkte?

Når I har brug for flere komponenter, større volumener, kodning eller systemtilpasning, eller ønsker at sammenligne komplette løsninger. Enkelte kendte forbrugsartikler kan oftest nemmere bestilles efter det rigtige varenummer.

Skal vi allerede vide, hvilken printer vi vil have?

Nej. Beskriv kortenes anvendelse, volumen og tekniske krav. Et layout og oplysninger om det eksisterende system er ofte mere værdifulde end et foreløbigt modelvalg.

Hvad kræves der til et RFID-tilbud?

Antal, kort eller mærke, præcis chiptype samt oplysninger om kodning eller tryk. Et eksisterende varenummer og bekræftelse fra systemleverandøren mindsker risikoen for fejl.

Skal software og rengøring være med?

Ja, hvis de er nødvendige for, at løsningen skal fungere fra start. Bed om, at delene fremgår, så tilbuddene bliver sammenlignelige, og I kan se, hvad der allerede er inkluderet i en pakke.

Kan vi få hjælp til at sammenligne to løsninger?

Send behovene og de funktioner, I prioriterer. Sammenlign det samme kortlayout, volumen, tilslutning og materiale, så bliver forskellene i teknologi og løbende omkostninger tydelige.