Forbered Excel med navne og fotos til udskrift af ID-kort

Et regneark kan være et godt grundlag for kortproduktion, hvis hver række beskriver en person, og hver kolonne har en tydelig opgave. De mest almindelige problemer er uklare identifikatorer, forkerte billedkoblinger og værdier, som Excel har ændret. Start med en lille testfil, før hele registeret anvendes.

Kontrollér programmet først

Beslut, hvilket program der skal læse filen, og hvilke formater den aktuelle udgave understøtter. Cardpresso XXS og CardStudio 2 Standard er forskellige licensprodukter og ikke et løfte om de samme importfunktioner.

En opgradering fra ID-ALL Starter til Standard kræver den rette grundlicens og må ikke forveksles med en helt ny licens. Kontrollér funktionslisten, versionen og operativsystemet, før dataskabelonen bygges op omkring en antaget understøttelse af Excel eller fotos.

Lav en tydelig række per kortmodtager

Brug for eksempel kolonnerne Person-ID, Fornavn, Efternavn, Afdeling, Gyldig til og Billedfil. Vælg kun de oplysninger, der er nødvendige til arbejdet. Undgå sammenlagte celler og mellemoverskrifter inde i tabellen.

Person-ID bør være en stabil intern værdi, så to personer med samme navn ikke forveksles. Formater identifikatorer som tekst, når indledende nuller skal bevares. Kontrollér også, at lange numre ikke er blevet ændret til videnskabeligt format eller afrundet.

Kobl billeder med en konsekvent regel

Beslut, hvordan programmet skal finde det rigtige foto. Hvis filnavn eller sti bruges, skal værdien stemme præcis overens med billedfilen og være tilgængelig fra den computer, der skriver ud. Brug hellere en stabil identifikator end blot personens navn.

Et eksempel kan være, at Person-ID 00127 kobles til 00127.jpg i en fælles billedmappe. Det er et arbejdsprincip, ikke en importinstruktion, der passer til alle programmer. Prøv reglen i det valgte program, og kontroller, at ingen række får en anden persons foto.

Test afvigende oplysninger tidligt

Inkludér et langt navn, svenske tegn, et manglende foto og en person uden afdeling i testfilen. Beslut, hvordan skabelonen skal håndtere tomme værdier, før produktionen starter. Kontrollér, at navne ikke bliver afkortet på en måde, der gør kortet svært at bruge.

Hvis en stregkode skal skrives, skal det være fastlagt, hvilken værdi den indeholder, og hvilket format der anvendes. Læs testkortet med den rigtige læser. Et kortnummer, der ser rigtigt ud i regnearket, kan være blevet ændret under importen eller fået en uønsket indledende eller afsluttende del.

Testprint og gem en godkendt skabelon

Opret en lille serie og kontroller tekst, foto, kortets orientering og eventuel bagside. En dobbelt-sidet ZC300 kan være en del af produktionen, men dataskabelonen skal fungere med hele program- og skrivearkæden.

Gem en godkendt tom skabelon og en kort arbejdsanvisning. Angiv, hvordan data rettes, hvordan erstatningskort laves, og hvem der får adgang til filerne. Brug testdata, når I tester eller sender eksempler, så rigtige personoplysninger ikke spredes unødigt.

Læs mere

• Program til kort og etiketter: hvornår har du brug for BarTender eller Cardpresso?
• Sådan vælger du den rette kortprinter til ID-kort og adgangskort
• En- eller dobbeltsidet kortprinter?

Tekniske kilder

• Cardpresso: funktioner pr. ID-ALL-udgave
• Cardpresso: guider til data og program